این مطلب را به دوست خود ارسال کنید

اطلاعات شما نزد چک لیست ها کاملا محفوظ می باشد

کنترل فرآیند تیم با چک لیست ها می‌تواند شما را به موفقیت برساند!

کنترل فرآیند تیم با چک لیست ها می‌تواند شما را به موفقیت برساند!
چکیده این مطلب : انتشار : 1398/07/10 0 نظر

در دنیای پرمشغله ما که هر فردی، هزاران کار انجام نداده در ذهن خود دارد، اولویت‌بندی و فراموش نکردن این کارها، از اهمیت زیادی برخوردار است. شما باید وقت خود را صرف کارهای مهم و باارزش کنید. به عنوان مثال، پروژه‌هایی که باید دنبال شوند، کارهایی که باید انجام پذیرند یا کارهایی که نباید فراموش شوند ... . شما می‌توانید با کنترل فرآیند تیم با چک لیست ها به کارهای فراموش‌شده خود و کارمندانتان، سروسامان دهید.

تکنیک‌های مدیریت زمان در زندگی، به معنی فشرده ساختن هرچه بیشتر وظایف در روز نیست. بلکه به معنی ساده کردن انجام کار، سریع‌تر و بهتر انجام دادن کارها و فراموش نکردن آن‌ها است. با داشتن چک لیست، شما زمان بیشتری برای بازی، استراحت و انجام کارهای مورد علاقه خود خواهید داشت! همچنین می‌توانید به کنترل فرآیند تیم با چک لیست ها بپردازید و تیم خود را به موفقیت برسانید. سخت کار نکنید، هوشمندانه کار کنید!

 

چک لیست چیست؟

چک لیست، نوعی ابزار کمک شغلی است که محدودیت حافظه و کاهش توجه انسان را جبران می‌کند. در واقع، چک لیست برای ایجاد اطمینان از فراموش نکردن چیزی ایجاد می‌شود. چک لیست، کارهای ضروری، وظایفی که باید انجام شوند یا نکاتی که باید در نظر گرفته شوند را یادآوری می‌کند. این لیست کمک می‌کند که از کامل و بی‌نقص بودن کار خود مطمئن شوید. چک لیست، یک برنامه است که وظایفی که باید طبق زمان، روز یا عوامل دیگر انجام شود را تعیین می‌کند. چک لیست اغلب به صورت لیست‌های کوچک در سمت چپ صفحه است که بعد از اتمام انجام آن کار، یک تیک یا علامت کوچک در کادر آن زده می‌شود.

 

اهمیت استفاده از چک لیست ها

بیشتر شما توانایی به خاطر سپردن تمام مراحل فرآیندهای یک کار را دارید. اما حواس‌پرتی، یک امر طبیعی است، حتی فقط یک لحظه فراموشی، موجب می‌شود که یک قدم مهم را از دست دهید و آن مرحله می‌تواند خطای بزرگی در روند کار ایجاد کند و باعث گردد که کل پروژه خراب شود.

وقتی کاری انجام می‌دهید که شامل چند مرحله می‌باشد، ممکن است یک یا دو مورد از آن‌ها را فراموش کنید. استفاده از چک لیست تضمین می‌کند که شما هیچ چیزی را فراموش نخواهید کرد. بنابراین، اگر می‌خواهید کاری را دوباره انجام داده و می‌خواهید هر بار درست‌تر از قبل آن‌ را انجام دهید، چک لیست یک ابزار ضروری است.

چک لیست باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود، زیرا نیازی نیست برای به یاد آوردن مراحل وقتی صرف کنید. بنابراین می‌توانید تمام وقت خود را به انجام آن کار اختصاص دهید. چک لیست همچنین به شما امکان می‌دهد تا وظایف خود را با اطمینان بیشتر و موثر‌تری انجام دهید. استفاده از چک لیست، راهی عالی برای ساده‌تر کردن زندگی و کسب‌وکارهای روزانه است.

چک لیست به شما کمک می‌کند تا تمام کارهای روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه خود را به موقع انجام دهید و همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا آخرین مهلت در اتمام پروژه‌های خود، متمرکز و پیگیر باشید. بدین ترتیب، شما می‌توانید با کنترل فرآیند تیم با چک لیست به پیگیری کارهای عقب افتاده بپردازید و پروژه خود را آنطور که باید، تمام کنید.

Team process control with checklist

بیشتر بخوانید: هنر چک لیست در موفقیت

 

نکات مهم در طراحی چک لیست

قبل از ایجاد چک لیست‌ها، باید بدانید که برای ایجاد یک چک لیست خوب، چه مواردی را لازم دارید.

  • چک لیست‌ها باید به وضوح، تنظیم شده و تمام داده‌های مورد نظر شرکت را دارا باشند. یک چک لیست کارآمد باید به وضوح مشخص کند که چه چیزی باید بررسی شود، معیار انطباق یا عدم انطباق و دفعات کنترل، تکرار یا بررسی چیست.
  • برای ارائه اطلاعات بیشتر باید بخش مشاهدات را داشته باشد. از این بخش می‌توان برای به دست آوردن داده یا برای کنترل تکمیل ویژگی‌ها یا فعالیت‌های داده موردنظر استفاده کرد.

 

نحوه تهیه یک چک لیست موثر برای کنترل فرآیند تیم با چک لیست ها

  • هر چک لیست باید واضح و مختصر باشد. به این ترتیب، استفاده از آن، برای افرادی که با آن کار خواهند کرد، آسان خواهد بود. مهم است که هر مورد موجود در چک لیست شما، توسط شخصی که از چک لیست استفاده می‌کند، به راحتی درک شود.
  • موارد را بر اساس طبقه‌بندی، سازمان‌دهی کنید. این امر به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی بین بخش‌های مختلف حرکت کنید و به سرعت علامت‌هایی را که در آن کار می‌کنید، پیدا نمایید.
  • آن‌ها باید به آسانی قابل فهم و استفاده باشند. مراحل ساده‌ای را ایجاد کنید که به آسانی به کاربر یادآوری کنند که چگونه باید مراحل بعدی را دنبال کند.
  • همیشه لیست خود را اصلاح کنید. تصحیح‌های مداوم، چک لیست شما را موثرتر می‌کند.
  • چک لیست‌ها به شما کمک می‌کنند تا به آسانی و به راحتی، هماهنگی و عملکرد خوبی را حفظ کنید. آن‌ها همچنین به شما در صرفه‌جویی در منابع و انرژی کمک می‌کنند.

 

کنترل فرآیند تیم با چک لیست

چک لیست ممکن است خسته‌کننده باشد، اما استفاده از آن می‌تواند باعث افزایش کارآیی شده و اشتباهات را به حداقل برساند و این باعث بهبود شغل شما می‌شود.

  • با استفاده از چک لیست، افراد بیشتری قادر به انجام کارهای تخصصی‌تر هستند، زیرا می‌توانند یاد بگیرند که چگونه انجام شده است. همچنین می‌توانید چندین کار هم‌زمان را به راحتی پیگیری کنید.
  • چک لیست‌ها توجه خود را به شغل مورد نظر معطوف می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که هیچ چیزی از دست رفته یا فراموش شده نیست. وقتی هیچ چیز فراموش نمی‌شود، کیفیت کار، فراتر می‌رود و روند کار پیشرفت چشمگیری خواهد داشت.
  • چک لیست‌ها، ساختار منطقی ارائه می‌دهند و می‌توانند امور شما را سازمان‌دهی کنند.
  • چک لیست، همکاری و احساس مسئولیت تیم شما را بهبود بخشیده و در نتیجه آن، می‌تواند بهره‌وری شرکت شما را تقویت کند که از اشتباهات جبران‌ناپذیر خودداری کنید. همچنین می‌توانید مشخص کنید که چه کارهای خاصی برای اعضای تیم مناسب‌تر است. این موضوع سبب پیشرفت کاری شما شده و با مشاهده پیشرفت خودتان در انجام کار، انگیزه شما را به پیشرفت و ادامه کار افزایش می‌دهد. استفاده از توان بالقوه یک گروه می‌تواند تأثیر چشمگیری بر سازمان داشته باشد.
  • چک لیست‌ها به ذهن شما کمک می‌کنند تا به ایده‌هایی فکر کند که ممکن است تا به حال به آن فکر نکرده باشید. پس خلاقیت شما را افزایش می‌دهد.

Team process control with checklist

بیشتر بخوانید: چطور می‌توانید با چک لیست‌ها به کسب‌‌و‌کار خود سرعت بخشید

 

سخن آخر

ایجاد چک لیست می‌تواند خسته‌کننده به نظر برسد، اما این عمل می‌تواند با بهبود کارآیی و به حداقل رساندن اشتباهات، شغل و کار شما را توسعه دهد. به جای سعی در به خاطر سپردن آنچه که باید انجام دهید، لیست کارها یا چک لیست خود را روی کاغذ (یا تلفن یا کامپیوتر خود) بنویسید. به جای تلاش برای یادآوری همه کارهایتان، با این روش در وقت خود صرفه‌جویی کرده و از افت حافظه جلوگیری کنید. به طور طبیعی افراد در شرایط استرس‌زا یا وقتی که عجله دارند، ممکن است که فراموشی بگیرند یا اینکه مدیر فراموش کند که یکی از وظایف شما را به شما یادآوری کند. اما با کنترل فرآیند تیم با چک لیست از تمام مواردی که ناخواسته ممکن است بر نتیجه کار تأثیر بگذارند، جلوگیری می‌کنید.

با وجود مزایای زیاد چک لیست، یکی از معایب چک لیست این است که شما نمی‌توانید موارد را توضیح دهید. بعضی اوقات پاسخ‌ها پیچیده‌تر از بله یا خیر یا تیک زدن هستند. با این حال، می‌توان گفت که تمام ابزارها، مزایا و معایبی دارند که باید سعی شود ابزاری را انتخاب کنید که مزایای آن از معایبش بیشتر باشد. همه روش‌های ارزیابی، معتبر هستند. روش چک لیست، یک نقطه عالی برای شروع انجام کار است، زیرا استفاده از آن بسیار آسان می‌باشد. افراد غالباً وقتی که احساس محدودیت و کمبود می‌کنند، از چک لیست استفاده می‌کنند، زیرا می‌خواهند که انعطاف‌پذیر، مستقل و خلاق باشند و پیشرفت و بهره‌وری خود یا تیم را در کار افزایش دهند.

نظرات

captcha Refresh

به این مطلب امتیاز دهید

تعداد کل امتیازات این مطلب 0

آخرین دانلود های رایگان

آخرین محصولات