این مطلب را به دوست خود ارسال کنید

اطلاعات شما نزد چک لیست ها کاملا محفوظ می باشد

هر آنچه که باید از چک‌لیست بدانید

هر آنچه که باید از چک‌لیست بدانید
چکیده این مطلب : انتشار : 1397/09/06 0 نظر

پیش‌تر در مقاله‌های دیگر به تعریف چک‌لیست، نحوه تهیه آن، همچنین مزایا و کاربردهایی که دارد، اشاره کرده‌ایم. در این مقاله به معرفی انواع چک‌لیست، ویژگی‌های یک چک‌لیست خوب و قسمت های تشکیل‌دهنده آن می‌پردازیم. همچنین چند نمونه از اپلیکیشن‌هایی که در این زمینه کاربرد دارند و می‌توانید از آن ها بهره ببرید را به شما معرفی خواهیم کرد. اگر تاکنون به فکر تهیه یک چک‌لیست مناسب نیوفتاده‌اید، با خواندن این مقاله می‌توانید همین امروز برای داشتن چک‌لیست اقدام کنید.

انواع چک‌لیست‌ها

به طور کلی چک‌لیست‌ها به دو دسته عمومی و تخصصی تقسیم می‌شوند. در ادامه انواع آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.

1- چک‌لیست عمومی

این نوع چک‌لیست‌ها، مجموعه مواردی است که در تمام ارگان‌ها به صورت یکسان مورد توجه قرار می‌گیرد. این موضوعات در تمامی دستگاه‌ها و یا چند دستگاه مشترک است و بـا اسـتانداردهای قابـل قبول (دیوان محاسبات و سازمان مدیریت و برنامه ریزی) فعالیت‌های اداری و مـالی تهیـه شده است. از نمونه‌های این چک‌لیست‌ها می‌توان به «قانون مدیریت خدمات کشوری» که در اکثر دستگاه‌ها به اجرا گذاشته شده است، اشاره کرد.

مثال ملموس‌تر در مورد چک‌لیست‌هایی است که به تمامی بانک‌ها، دانشگاه‌ها و مراکز دولتی، در قالب بخشنامه ابلاغ می‌شود. این چک‌لیست‌ها شامل مواردی است که رعایت آنها در تمامی این ارگان‌ها الزامی‌است. با وجود این لیست‌ها، هیچ ارگانی نمی‌تواند از قوانین مربوطه سرپیچی کند. همچنین یکسان سازی سازمان‌ها به وسیله چک‌لیست‌های عمومی، به خوبی امکان می‌پذیرد.

چک‌لیست‌های عمومی می‌توانند در تمامی مراکز و سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرند و محدودیتی برای استفاده ندارند. همچنین به دلیل اینکه شخصی‌سازی نشده‌اند، موارد کلی را در بر‌می‌گیرند. بنابراین توصیه می‌شود در کنار استفاده از چک‌لیست‌های عمومی، از چک‌لیست‌های تخصصی‌ نیز، که در ادامه به آن می‌پردازیم، بهره بگیرید.

2- چک‌لیست تخصصی

چک‌لیست‌های تخصصی همانطور که از نام‌شان مشخص است، برای مقاصد و حرفه‌هایی خاص مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نوع چک‌لیست‌ها تنوع گسترده‌ای دارند و تمامی حرفه ها را در بر‌می‌گیرند. چک‌لیست‌های تخصصی به تفکیک محور‌های بازرسی و متناسب با اهـداف، مأموریت‌ها و وظایف خاص هر دستگاه، طراحی می‌شوند.

برای مثال، یک چک‌لیست در زمینه صنعتی، برای بررسی عملکرد صحیح یک دستگاه یا آزمایش صنعتی استفاده می‌شود. در زمینه پزشکی، چک‌لیست برای بررسی وضعیت بیمار یا آزمایش پزشکی به‌کار می‌رود. همچنین در زمینه‌های علمی ، برای مطالعه پیشرفت‌های انجام شده در یک پروژه، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در چک‌لیست‌های نظارتی، مجموعه‌ای از "انجام و عدم" وجود دارد. تیک‌مارک کردن این چک‌لیست‌ها، مسیر پیشرفت در اجرای پروژه‌ها یا آزمایش‌ها را نشان می‌دهد.

 از انواع چک‌لیست‌های تخصصی می‌توان به نمونه‌های بیشتر شناخته شده زیر اشاره کرد. البته هر کدام از آن‌ها نیز چند نوع دارند.

  • چک‌لیست‌های تجاری
  • چک‌لیست‌های پزشکی
  • چک‌لیست‌های صنعتی
  • چک‌لیست‌های تحصیلی
  •  چک‌لیست‌های ورزشی
  •  چک‌لیست‌های خرید
  •  چک‌لیست‌های مسافرتی
  • چک‌لیست‌های انبارگردانی

 

بیشتر بخوانید: چک‌لیست چیست و چه کاربردهایی دارد؟

 

چک‌لیست

 

9 ویژگی‌ یک چک‌لیست خوب کدام است؟

1- اصولی نوشته شده است:

 این ویژگی به این معناست که یک چک‌لیست خوب باید مطابق با اصول و قواعد چک‌لیست‌نویسی نوشته شده باشد. بنابراین اگر فکر می‌کنید خودتان از عهده طراحی آن برنمی‌آیید از متخصصان این حوزه کمک بگیرید و یا یک چک‌لیست مناسب و آماده تهیه کنید.


2- هدفنمد است:

یک چک‌لیست باید هدفی خاص را دنبال کند. شما نمی‌‌توانید چک‌لیستی را طراحی کنید که بی‌هدف پیش برود. برای تعیین هدف از خود بپرسید که به دنبال بررسی چه‌چیز هستید. سئوالات مطرح شده در چک‌لیست‌ها، باید بر اساس اهـداف دسـتگاه اجرایـی و قـوانین و مقرراتی باشد که رعایت آن‌ها در انجام وظایف محوله الزامی است.

 

3- متناسب با حرفه شما طراحی شده است:

چک‌لیستی حرفه‌ای است که در زمان تهیه آن به فکر این باشید که سازمان بالادستی یا نفرات بالا‌دستی از شما چه انتظاری دارند. با این تفکر شما می‌توانید خواسته‌های آن‌ها را برآورده کرده و در پیشرفت امور نقش داشته باشید.


4- به ترتیب اولویت‌ها نوشته شده است:

ابتدا در نظر داشته باشید که به دنبال حل چه مشکلاتی هستید و در کدام قسمت از کارها با بی‌نظمی مواجه شده‌اید. هر کدام که فکر می‌کنید از دیگر موارد اساسی‌تر است را در ابتدای لیست بیاورید. با این کار شما دیگر وقتتان را برای بررسی موضوعات کم اهمیت و بی تاثیر تلف نمی‌کنید.

 

5- تکرار در آن جایی ندارد:

یک چک‌لیست خوب هرگز موارد تکراری ندارد. به خاطر داشته باشید که تکرار‌ها شما را عقب می‌اندازد و احتمال خطا را افزایش می‌دهند. البته ممکن است در بعضی از چک‌لیست‌ها، سوال‌های متـرادف بـه چشم بخورد. خوب است بدانید که این سوال‌ها تکراری نیستند. دلیل قرارگیری آن‌ها در لیست، بررسی یک موضـوع از دیـدگاه مدیران مختلف است. این امر در درک بهتر موضوع تاثیر بسزایی دارد.


6- حاصل تجربه گروه است:

چک‌لیست حرفه‌ای، چکیده‌ای از تجربیات دیگران و افراد متخصص در آن حوزه است. شما با استفاده از تجربه‌های افراد متخصص می‌توانید مواردی را در لیست قرار دهید که بررسی‌شان برای پیشبرد امور، حائز اهمیت است.

 

7-به جزئیات توجه دارد:

یک چک‌لیست خوب به تمام جزئیات توجه دارد و چیزی را جا نمی‌اندازد. اگر در یک لیست، موارد به صورت کلی آورده شوند ضریب خطا بالا می‌رود و بررسی‌های به‌دست آمده دقیق نخواهد بود.

 

8-دستبه‌بندی شده است:

یکی دیگر از ویژگی‌های یک چک‌لیست خوب، داشتن دسته‌بندی است. این امر باعث می‌شود بررسی کار‌ها با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.

 

9-ساده طراحی شده است:

در آخر، یک چک لیست مناسب، ساده نوشته شده است. به این معنا که محتوای آن به گونه‌ای است که اکثر افراد می‌توانند آن را درک کنند همچنین دچار ابهام نشوند.

چک‌لیست

 

چک‌لیست از چه قسمت‌هایی تشکیل شده است؟

هر کدام از این لیست‌ها از قسمت‌های گوناگون تشکیل شده‌اند. اما اگر بخواهیم به طور خلاصه بیان کنیم، قسمت‌های کلی چک‌لیست‌ها به شرح زیر است:

  • تاریخ:

درج تاریخ آن فعالیت، بر روی هریک از این لیست‌ها دارای اهمیت است. با این کار شما متوجه می‌شوید هر‌کار در چه روزی باید انجام شود.

  • عنوان یا موضوع:

یکی دیگر از قسمت های چک‌لیست، عنوان یا موضوع آن است که باید از قبل و متناسب با اهداف، انتخاب شود.

  • توضیح و تعریف:

در هر چک لیست باید توضیحاتی ساده و قابل درک برای هر ردیف وجود داشته باشد. بهتر است این توضیحات به صورت جمله‌های واضح و به گونه‌ای که بر یک رفتار یا ویژگی مهم و قابل مشاهده تاکید دارند، بیان شوند.

  • مقیاس‌بندی:

طراحان چک‌لیست، مقیاس‌ها را متناسب با مواد چک‌لیست تعیین می‌کنند. اما به طور کلی، مقیاس‌هایی نظیر بلی و خیر، دارد و ندارد و هست و نیست کاربرد بیشتری در چک‌لیست‌ها دارند.

  • بودجه و هزینه:

برای تهیه یک چک‌لیست کامل، هزینه و بودجه مربوطه باید مشخص شود. البته، چک‌لیست‌هایی که برای تست استفاده می‌شوند، نیازی به هزینه و زمان برای هر مورد، ندارند. با این حال، چک لیست‌هایی که در رابطه با اقدامات سازمانی نوشته می‌شوند باید زمان و هزینه هر اقدام را در نظر بگیرند.

بیشتر بخوانید: همه چیز درباره طراحی یک چک لیست موفق

اپلیکیشن های مفید چک‌لیست کدامند؟

قسمت پایانی مقاله را به معرفی اپلیکیشن‌هایی اختصاص می‌دهیم که شما را در برنامه‌ریزی، کمک خواهند کرد. البته این اپلیکیشن‌ها نمی‌توانند جای چک‌لیست‌ را بگیرند اما استفاده از آنها برای کار‌های روزمره، خالی از لطف نیست. تعدادی از این نرم‌افزارها که می‌توانند در زمینه‌های گوناگون مورد استفاده شما قرار گیرند، در ادامه آمده است:

 

1- Wunderlist

این برنامه، یک ابزار عالی است که به شما کمک می‌کند تا کارها و وظایف انجام شده خود را تیک بزنید. با Wunderlist شما می‌توانید حجم کار را سازماندهی کنید و آن را به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید برای هر کار، تاریخ و ساعت خاصی را در نظر بگیرید. این برنامه، کارها را به شما یادآوری می‌کند. با این قابلیت، کارها را فراموش نمی‌کنید و فرصت‌ها را از دست نمی‌دهید. می‌توانید برنامه واندرلیست را به صورت رایگان بر روی اندروید، ویندوز و IOS  نصب کنید.

چک‌لیست

 

2- WorkFlowy

این برنامه، یک نوت‌بوک از فهرست‌هایی است که برای کمک به صاحبان کسب‌و‌کارها، کارآفرینان و افراد خلاق طراحی شده است. در برنامه WorkfFlowy به راحتی می‌توانید برای خود لیستی ایجاد کنید، یادداشت‌هایتان را ثبت کنید، با اعضای تیم و همکاران خود در تعامل باشید و کارهای روزانه خود را برنامه‌ریزی و سازماندهی کنید. WorkFlowy را نیز می‌توانید به صورت رایگان، بر روی دستگاه‌های تلفن‌همراه نصب کنید.

چک‌لیست

 

3- Habitica

 Habitica یک برنامه چک‌لیست است که برای ایجاد انگیزه در کاربران و تعیین اهداف آن‌ها طراحی شده است. در این نرم افزار، زندگی واقعی خود را مانند یک بازی، پیش‌خواهید برد. در صورتی که وظایف خود را به خوبی انجام دهید و کارها را فراموش نکنید، Habitica  به شما پاداش می‌دهد. جالب است بدانید که این اپلیکیشن برای شما تنبیه هم در نظر می‌گیرد. با استفاده از این برنامه، شما و همکاران‌تان قادرید کارها را مطابق چک‌لیست طراحی شده، پیش ببرید. این اپلیکیشن نیز مانند دو مورد قبلی به صورت رایگان قابل استفاده است.

چک‌لیست

 

4- Any.do

این اپلیکیشن به شما امکان این را می‌دهد که وظایف، یادآوری‌ها و لیست‌ها را در هماهنگی با دیگر اپلیکیشن‌های خود داشته باشید. با استفاده از این برنامه ساده، شما می‌توانید برای روز، هفته و حتی ماه آینده خود برنامه‌ریزی کنید. بنابراین شما دقیقا می‌دانید در چه زمانی چه کاری انجام ‌دهید. علاوه بر این، با Any.do  می‌توانید زمان بیشتری را به رشد کسب و کار خود اختصاص دهید. Any.do در اندروید و IOS به صورت رایگان در دسترس است.

 

5- Evernote Business  

نرم افزار Evernote Business را بر روی موبایل‌های خود نصب کنید و یادداشت‌ها و کار‌های انجام شده را سازماندهی کرده و به اشتراک بگذارید. همچنین از راه دور با همکاران خود در تعامل باشید و وظایف را پیگیری کنید. خوب است بدانید که این اپلیکیشن رایگان نیست و برای استفاده از آن باید حدود ماهی 15 دلار، پرداخت کنید.

چک‌لیست

 

6- Google Keep

پیگیری تمام وظایف کسب‌و‌کار خود را به این برنامه بسپارید. با کمک این برنامه می‌توانید آن‌ها را با موفقیت پیگیری کرده و به پایان برسانید. همچنین با استفاده کردن از تصاویر مختلف در طراحی چک‌لیست خود، خلاقیت به خرج دهید. این برنامه به کاربران خود امکان استفاده از یادداشت‌های صوتی و نوشتن با رنگ‌های گوناگون را می‌دهد. این امر شما را در تشخیص و جداسازی وظایف یاری می‌رساند. خوب است بدانید که این برنامه به شما اجازه می‌دهد تا یادآوری‌های مبتنی بر مکان را تنظیم کنید. Google Keep را می‌توان به صورت رایگان بر روی اندروید، iOS و کروم دانلود کرد.

چک‌لیست

 

7-Check List

این برنامه به منظور افزایش بهره‌وری کاربران طراحی شده است. هدف آن، کمک به کاربران در بهبود مهارت‌های مدیریت زمان، با ترفند محدود کردن میزان کارهای کاغذی و دستی است. شما می‌توانید با دانلود این برنامه تعداد نامحدودی از موارد و وظایف را به لیست خود اضافه کنید. همچنین قادرید کارهای انجام شده خود را علامت زده و ناتمام‌ها را پیگیری کنید. با استفاده از این اپلیکیشن می‌توان اسناد و یا تصاویر مهم را نیز به اقلام چک‌لیست اضافه کرد.

 

8- Workflow

Workflow یکی دیگر از برنامه‌های عالی برای کمک به صاحبان کسب‌و‌کار و کارآفرینان، محسوب می‌شود. این برنامه برای بهبود مدیریت زمان طراحی شده است، بنابراین با داشتن این اپلیکیشن، در اتلاف وقت صرفه‌جویی می‌شود. با استفاده از Workflow شما می‌توانید گزینه‌های مختلفی را برای رسیدن به اهداف‌تان ایجاد کنید.

 

سخن آخر

به طور کلی داشتن چک‌لیستی که طبق قواعد طراحی شده باشد برای اکثر افراد، فارغ از جایگاه شغلی‌شان لازم است. این لیست‌ها زندگی شما را نظم می‌دهند و برنامه‌هایتان را روی روال می‌اندازند. نمونه‌های آماده انواع چک‌لیست موجود است و می‌توانید آن‌ها را خریداری کنید. اگر هم به چک‌لیست‌های خیلی تخصصی نیاز ندارید، بهتر است یکی از نرم‌افزارهای معرفی شده را دانلود کنید و از آن بهره ببرید. اگر تصمیم دارید چک‌لیست تهیه کنید، پیشنهاد ما به شما این است که دیگر مقالات ما را نیز در مورد این لیست‌های هیجان‌انگیز، مطالعه کنید.

نظرات

captcha Refresh

به این مطلب امتیاز دهید

تعداد کل امتیازات این مطلب 1

آخرین دانلود های رایگان

آخرین محصولات

مطالب مرتبط