این مطلب را به دوست خود ارسال کنید

اطلاعات شما نزد چک لیست ها کاملا محفوظ می باشد

7 فایده شگفت انگیز استفاده از چک لیست

7 فایده شگفت انگیز استفاده از چک لیست
چکیده این مطلب : انتشار : 1397/05/22 0 نظر

ممکن هست تهیه یک چک لیست در قدم اول کار دشوار و یا حتی کسل کننده‌ای باشد اما شک نکنید زمانی که برای طراحی چک لیست صرف می‌کنید در نهایت به افزایش بازدهی و البته کیفیت کاری که انجام می‌دهید منجر می‌شود. عمل کردن بر اساس یک چک لیست برنامه ریزی شده نه تنها اشتباهات کاری را به حداقل می‌رساند بلکه اگر به درستی از آن استفاده شود می‌توانید خطا‌هایی که در انجام کار به وجود می‌آیند را به کلی حذف کنید.

در این مقاله ابتدا انواع چک لیست‌ها را معرفی می‌کنیم و در ادامه 7 فایده استفاده از چک لیست را معرفی می‌کنیم.

انواع چک لیست بر اساس نوع کاربرد

  • چک لیست‌های شخصی

طراحی چک لیست و تقسیم بندی کار به بخش‌های کوچک‌تر اولین قدم راه اندازی کسب و کار شخصی است که به کمک آن می‌توانید از انجام مراحل مختلف کار در بازه‌های زمانی متفاوت اطمینان پیدا کنید و بررسی کنید که به اهدافی که روز اول برای انجام کار در نظر گرفته بودید دست پیدا کرده‌اید یا نه.

به عنوان مثال اگر مدیری قصد دارد کارمندان شرکت هم برای انجام وظایف‌شان از چک لیست استفاده کنند، بهترین راه این هست که خودش به عنوان اولین نفر، چنین کاری را شروع کرده باشد و آن وقت می‌تواند از هر فردی که در آن سازمان مسئولیتی به عهده دارد انتظار داشته باشد که برای انجام وظایف از چک لیست استفاده بکند.

در این صورت فرد به سازمان احساس تعلق می‌کند و می‌بیند همان کاری که مدیر خودش را به انجام آن موظف می‌داند، از فرد انتظار دارند که انجام بدهد.

یک چک لیست موفق باید متناسب با توانایی اشخاص تنظیم بشود تا فرد بتواند بر اساس آن چه که از قبل برنامه ریزی کرده، عمل کند و هیچ بخشی از کار، انجام نشده باقی نماند. ویژگی دیگری که برای طراحی چک لیست باید در نظر داشته باشید، انعطاف پذیر بودن آن هست به نحوی که بشود در حین انجام چک لیست هم وظایف جدیدی به آن اضافه کرد.

در این مقاله ابتدا انواع چک لیست‌ها را معرفی می‌کنیم و در ادامه 7 فایده استفاده از چک لیست را معرفی می‌کنیم.

  • چک لیست پروژه

فرقی ندارد افرادی باید یک پروژه را انجام بدهند روزی 10 ساعت برای تکمیل آن زمان بگذرند یا اصلا عده‌ای در روز کاری نکنند، در هر صورت برای ارزیابی اعضای تیم و وظایفی که به عهده آن‌ها هست باید از یک چک لیست استاندارد کمک گرفت.

چنین کاری به شما کمک می‌کند که تمامی وظایف را در زمان مربوط به خودشان انجام بدهید و علاوه بر آن کاری هم از قلم نیافتد! لزومی هم ندارد که همه مسئولیت‌هایی که در چک لیست تعیین شده را فقط یک نفر بخصوص انجام بدهد، وظایف را تقسیم بندی کنید و هر کسی تنها آن قسمت‌هایی که مربوط به خودش هست را از چک لیست انجام می‌دهد.  

7 فایده شگفت انگیز استفاده از چک لیست

 

  • چک لیست ترتیبی

از این لیست‌ها برای انجام پروژه‌هایی استفاده می‌شود که مراحل انجام کار به نحوی مکمل همدیگر هستند و تا قسمتی از پروژه انجام نشده باشد، تکمیل مراحل بعدی عملا غیر ممکن است. پس وقتی که انجام بخشی از کار در چک لیست ثبت بشود، مرحله بعدی به صورت اتوماتیک در دستور کار قرار می‌گیرد.

این اهداف ممکن است پیوسته در حال تغییر باشند و اعضای تیم هم باید خودشان را مطابق چک لیست وفق بدهند و همیشه با آن در ارتباط باشند تا بدانند الان در کدام قسمت از انجام پروژه هستند. وقتی هم که کار انجام شد آن را از لیست پروژه‌های هدف حذف کنید تا پروژه‌های جدید جای آن را بگیرند.

حتی کاری که روزانه باید انجام بدهید را هم از فهرست چک لیست حذف نکنید تا از ذهن‌تان پاک نشود. در این صورت دیگر انجام هیچ بخشی از کار  را فراموش نمی‌کنید.

  • چک لیست اولویت‌ها

این فهرست‌ها معمولا پیچیده‌تر از سایر چک لیست‌ها هستند به این علت که اولویت وظایف هم باید در آن تعیین بشود و کاری که انجام آن اهمیت بیشتری باید زود‌تر در دستور کار قرار بگیرد. دقیقا همین ویژگی هست که حسابرسی این دسته از چک لیست‌ها را منحصربفرد می‌کند و باعث می‌شود چک لیست اولویت‌ها، بهترین انتخاب برای برنامه ریزی باشد.

7 فایده شگفت انگیز استفاده از چک لیست

7 فایده شگفت انگیز استفاده از چک لیست

 

1- سازماندهی وظایف

اولین فایده استفاده از چک لیست این هست که با استفاده از آن دیگر انجام هیچ کاری از قلم نمی‌افتد و نگرانی بابت فراموش شدن قسمتی از پروژه ندارید. از نگاه افراد موفق، چک لیست انجام وظایف بهترین وسیله‌ای هست که به کمک آن می‌توانید مسئولیت‌ها را مدیریت کنید و بازدهی کار را افزایش بدهید.

چک لیست انجام وظایف نه تنها برای کنترل کیفیت پروژه‌های مهندسی بلکه برای ارزیابی وظایف روزانه هم کاربرد دارد و به کمک آن می‌شود تمام امور را برنامه ریزی و هدف گذاری کرد.

2- افزایش انگیزه

استفاده از چک لیست، انگیزه شخص را برای انجام آن کار ‌افزایش می‌دهد. به طور ناخودآگاه مشاهده نتایجی که نشان دهنده انجام و پیشرفت کار هست به ما روحیه می‌دهد و امید بیشتری برای تکمیل آن پیدا می‌کنیم.

3- ارتقا بهره وری

یک چک لیست استاندارد به شما این امکان را می‌دهد کار‌های روزانه و یا حتی تکراری را با بازدهی بالا‌تر و سرعت بیشتری انجام بدهید. به این ترتیب نه تنها تکرار اشتباهات کم می‌شود بلکه بهره‌وری هم افزایش پیدا می‌کند.

4- خلاقیت

استفاده از چک لیست علاوه بر این که بهره وری و سرعت انجام کار‌های تکراری را افزایش می‌دهد، باعث کاهش اشتباهات هم می‌شود و در این شرایط نگرانی کمتری از بابت نقاط ضعف کار خود دارید. پس با خیال راحت تری می‌توانید به ایده‌های جدید فکر کنید و خلاق باشید.

5- تعهد به انجام وظایف

وقتی کار‌هایی که باید انجام بدهید را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنیم، اطمینان بیشتری داریم که می‌شود آن‌ها را به بهترین شکل ممکن انجام داد. در این صورت تعهد بیشتری نسبت به انجام آن‌ها داریم و سعی می‌کنیم حداکثر بازدهی را داشته باشیم.

6- نجات جان افراد

7 فایده شگفت انگیز استفاده از چک لیست

 

در نگاه اول ممکن هست عجیب به نظر برسد که این فهرست‌های دوست داشتنی بتوانند جان انسان‌ها را هم نجات بدهند. وقتی در سال 1962 یک هواپیمای متعلق به ارتش ایالات متحده در اثر نقص فنی سقوط کرد و سرنشینان آن جان خود را از دست دادند، ارتش این کشور تمامی خلیانان را ملزم به استفاده چک لیست‌هایی برای بررسی وضعیت فنی هواپیما‌ها کرد.

از آن روز به بعد، خیلی از نقایص فنی هواپیما‌ها قبل از آن که از باند پرواز بلند شوند، به کمک همین چک لیست‌ها شناسایی و برطرف می‌شوند.

علاوه بر این چک لیست‌ها نقش قابل توجهی هم در معاینات پزشکی و عمل‌های جراحی دارند. از آن جایی که همیشه امکان داشت پزشکان بررسی برخی موارد را معاینات بیماران و یا حتی در حین عمل جراحی فراموش کنند، استفاده از چک لیست در این زمینه هم کاربرد فراوانی دارد.

بر اساس آمار استفاده از چک لیست در زمینه پزشکی، میزان مرگ و میر را به طرز قابل توجهی کاهش داده و اشتباهات پزشکی را به حداقل رسانده.  علاوه بر این گزارشات تجربی نشان می‌دهند که حتی با وجود استفاده از چک لیست هم برخی پزشکان بخشی از فهرست را از قلم می اندازند و رد می‌کنند به همین خاطر در زمینه پزشکی هر چک لیست را دومرتبه بررسی می‌کنند تا موردی فراموش شده باقی نماند.

7- ارتقا کیفیت

کیفیت مهم‌ترین بخش کار از نگاه مشتریان هست و وجه تمایز اصلی بین شما و رقبایی که داربد هست. خدمات پس از فروش علاوه بر این که رضایت مشتری را به همراه دارد، عامل برتری یک کسب و کار هست و ارزش یک برند بر اساس آن تعیین می‌شود.

نظرات

captcha Refresh

به این مطلب امتیاز دهید

تعداد کل امتیازات این مطلب 0

آخرین دانلود های رایگان

آخرین محصولات

مطالب مرتبط